Zeitmanagement löst keine Probleme

Kennen Sie eigentlich den alten Schuster, der bei meinen Eltern um die Ecke seinen Laden hatte? Nein? Natürlich nicht - blöde Frage…
Wenn man zu dem ein Paar Schuhe zur Reparatur brachte und fragte, wann man die wieder abholen könne, schaute er kurz nach rechts. Dort standen alle noch zu reparierende Schuhe. Jeder Tag hatte sein eigenes Regalbrett und so konnte er am Füllstand erkennen, wann der neue Arbeitsauftrag fertig sein würde. Das hat immer funktioniert. Ganz einfach.

Warum funktioniert das eigentlich in unserer Arbeitswelt nicht mehr so einfach? Viele Menschen sind permanent im Stress, weil sie ihrer Aufgaben nicht mehr Herr werden. Klar, unsere Arbeitswelt ist deutlich komplizierter und schneller geworden als die meines Schusters. Aber mal ehrlich: Wir fliegen zum Mond, bauen Fusionsreaktoren und in Rekordzeit neue Flughäfen Autofabriken, konstruieren selbstfahrende Autos und finden in wenigen Monaten Impfstoffe gegen Corona. Warum bekommen wir das nicht hin?

Und dann kam das Zeitmanagement

Findige Menschen haben uns daher seit den 1980-er Jahren das „Zeitmanagement“ gebracht. Mit Pareto-Prinzip, Eisenhower-Matrix, Inbox-Zero, Pomodoro, Time Boxing, To-Do-Listen und Prioritäten.

So viele Methoden, so viel verstrichene Zeit, wir sollten unseren Arbeitsalltag doch damit locker im Griff haben, oder?

Funktioniert bei Ihnen dennoch nicht? Bei mir auch nicht. Ein Quell permanenter Frustration!

Aber warum funktionieren diese Methoden nicht wirklich? Weil die meisten nur die Symptome zu beheben versuchen, nicht aber die Ursachen.

Die Ursachen eines nicht funktionierenden Zeitmanagements

Warum brauchte mein alter Schuster denn kein Zeitmanagement?

• Er kannte seine Aufgabe (Schuhe reparieren). Nur das hat er gemacht. Es wäre auch niemand auf die Idee gekommen, eine Hochzeitstorte bei ihm zu bestellen.
• Er wußte, wieviel Aufgaben er an einem Tag erledigen konnte. Ein Tag füllte immer ein Regalbrett. So konnte er den Abholtermin neuer Aufträge immer genau am Füllgrad seines Regals ablesen.
• Neue Aufgaben kamen ausschließlich durch die Ladentür.
• Jeden neuen Reparaturauftrag hat er angesehen, für sich eine Zeitschätzung gemacht, mit einem Zettel versehen und ins Regal gestellt. Neue Aufträge hat er nur unter der Voraussetzung angenommen, dass der Kunde mit seinem Abholtermin einverstanden war.
• Er kannte keine unterschiedlichen Prioritäten seiner Aufgaben. Nur wenn Tante Erika am Donnerstag Schuhe brachte, die unbedingt zur Hochzeit ihres Neffen am Freitag fertig sein mussten, wußte der Schuster, dass er diese Schuhe nach Ladenschluss fertig machen musste. Das war in Ausnahmefällen auch ok. Es sei denn, er war auch zur Hochzeit eingeladen.
• Keiner hat zeitlich Druck gemacht. Weil alle seine penible Arbeit zu schätzen wussten. Niemand wollte schlampig reparierte Schuhe. Das hätte auch nicht lange gehalten. Und überhaupt: Wie sähe denn das aus

Und heute?

• Wenige Mitarbeiter kennen die genaue Definition ihres Aufgabenbereichs. Also eigentlich schon, aber dieser offizielle Aufgabenbereich wird gerne situativ erweitert. So wie die Hochzeitstorte vom Schuster.
• Neue Aufgaben kommen aus allen möglichen Richtungen. Per Kunden, Lieferant, Kollegen, Chef. Via Telefon, Email, mündlich oder in Meetings. Wir stehen permanent im Dauerfeuer. Jeder stellt uns quasi Schuhe ins Reparaturregal.
• Die maximal mögliche Arbeitslast wird missachtet.
• Wir haben nicht mehr die Chance, uns Aufgaben anzusehen und einen ungefähren Fertigstellungstermin zu kommunizieren. Das machen andere für uns („asap“).
• Dann haben diese vielen Aufgaben auch noch unterschiedliche Prioritäten. Besonders die Chef-Aufgaben.

Das geht natürlich nicht gut.

Das Zeitmanagement als Nicht-Lösung

Und nun kommt das Zeitmanagement und sagt „du musst nur eine Aufgabenliste führen. Und die Aufgaben priorisieren. Aber natürlich muss trotzdem alles fertig werden. Und mach deine Aufgabe nicht gut, 80% reichen - merkt doch keiner. Gleiche Aufgaben kannst du zeitlich zusammenfassen - du könntest quasi alle Schuhe nur morgens annehmen und dann den Rest des Tages die Reparaturen durchführen.“

Ja danke. Sie merken: das löst irgendwie kein einziges Problem.

Man könnte auch die Ursachen beheben

Versuchen wir doch mal, die „Schuster-Lösung“ in unsere heutige Arbeitswelt zu übertragen:

1. Jeder Mitarbeiter kennt seine Aufgaben. Und darf auch nur in diesem Arbeitsbereich arbeiten. Hochzeitstorten braucht man nämlich in Unternehmen nicht (es sei denn, Sie haben eine Konditorei).
2. Da wir heute meist in Teams arbeiten, führt jedes Team öffentlich (also für alle einsehbar) ein „Reparaturregal“. Diese Liste enthält verschiedene Regalbretter. Auf das Regalbrett „Arbeitsvorrat“ kommen max. 20 Einträge. Auf das Regalbrett „in Arbeit“ max. 5 Aufgaben. Das Team hat die Hoheit über dieses Reparaturregal. Nur es füllt das Reparaturregal und garantiert dafür den Fertigstellungstermin.
3. Jeder Eintrag ist mit einem Verantwortlichen verknüpft.
4. Will jemand einen weiteren Eintrag auf unser Regal, muss ein anderer Eintrag dafür weichen. Dem muss der „Kunde“ des weichenden Arbeitsauftrages aber zustimmen - schließlich hat der schon eine Zusage für die Erledigung seines Arbeitsauftrags erhalten. Ist er damit nicht einverstanden, muss der Chef eine Priorisierung vornehmen.
5. Jeder Mitarbeiter arbeitet seine „in Arbeit“-Punkte ab. Nach Erledigung kommt diese Aufgabe auf das „erledigt“-Brett. Ist das Brett „in Arbeit“ leer, wird im Team und zusammen mit den Kunden entschieden, welche 5 neue Aufgaben aus dem „Arbeitsvorrat“ herüber geholt werden und welche 5 neue Aufgaben in den „Arbeitsvorrat“ aufgenommen werden.

Klingt auch irgendwie nach Zeitmanagement? Stimmt - ist es ja auch. Diese Methode kennen Sie bereits? Stimmt auch - es ist das Kanban-Board aus der Scrum-Methodik, nur noch mehr vereinfacht (die Sprints z.B. fehlen).


Diese Lösung hat folgende Vorteile:

1. Sie löst die o.g. Ursachen von Unorganisiertheit, fehlender Transparenz und Überlastung.
2. Sie funktioniert. Viele Unternehmen arbeiten nach dieser Methode. Auch in sehr zeitkritischen und komplexen Projekten habe ich diese Methode erfolgreich eingesetzt.
3. Sie schafft Übersicht darüber, wer an welchem Problem arbeitet.
4. Sie sorgt durch Begrenzung der „in Arbeit“-Einträge dafür, dass keine Überlastungssituation auftritt.
5. Neue Aufgaben werden immer nur gemeinsam aufgenommen. Keiner ist mehr Opfer von zugeworfenen Aufgaben, die dann irgendwann nicht mehr transparent sind und andere Aufgaben verdrängen.
6. Wirft jemand einen „nur mal eben“-Aufgabe über den Zaun, ist allen Beteiligten klar, dass dafür eine andere Aufgabe weichen muss. Und das muss kommuniziert und abgestimmt werden.
7. Sie schafft einen ruhigen, effektiven und qualitativ hochwertigen Arbeitsstrom.

Insofern ist so ein Kanban-Board ein elektronisches Schuhregal. Manche Dinge waren früher einfach schon gut.
Schade, dass mein alter Schuster das nicht mehr erleben kann!

Wirksames Zeitmanagement ist Chefsache

Was ich mit diesem Beispiel auch sagen will:
Natürlich gibt es wirksame Methoden für das Zeitmanagement! Es liegt nicht (immer) an untauglichen Methoden, die Ursache eines dysfunktionalen Zeitmanagements ist fast immer die nicht konsequente Umsetzung.

Wirksames Zeitmanagement ist also Chefsache! Es geht um die Installation eines wirksamen Systems und vor allem um die Einhaltung der damit verbundenen Spielregeln. Für alle.

In kaum einem anderen Bereich kann man Unternehmen so schnell effizienter und fokussierter machen als mit einem funktionierenden Zeitmanagement!

Also: Hoch lebe das Zeitmanagement!