orgacoaching-Basics: 3 Prinzipien für wirkungsvolle Meetings. 3/3: Verpflichte!

19. Aug 21

Sie haben Ihr Meeting geplant und durchgeführt. Es ist zu Ende gegangen mit einem klaren Ergebnis, das sie im Protokoll festgehalten haben. Dieses Protokoll hatten sie bereits während des Meetings mit allen Beteiligten abgestimmt, so dass es keine zwei Meinungen über das Ergebnis des Meetings geben kann.

Sie haben alle relevanten Ergebnisse von Whiteboards, Flipcharts oder sonstigen Medien abfotografiert und dem Protokoll beigefügt, die Dateien von elektronischen Whiteboards natürlich auch. Alle Informationen zu diesem Meeting befinden sich genau an einer Stelle und jeder Teilnehmer hat ungehinderten Zugriff darauf.

Dinge, die nachgearbeitet werden müssen, sind aus diesem Protokoll als offene Punkte erkennbar. Diese OP’s haben sie nach den Grundfragen des Projektmanagements festgehalten: "wer mach wann was?"

Das heißt, jeder Punkt trägt den Namen einer Person (also nicht einer Gruppe, Abteilung oder Stelle), ein Fälligkeitsdatum und beschreibt unzweideutig das Ergebnis, dass diese Person zu diesem Termin erreicht haben muss.

Soweit, so einfach.

Prinzip #3: Verpflichte!

Damit Ihr Meeting aber wirklich nachhaltig erfolgreich wird, sollten Sie sich darum kümmern, dass die OP’s auch wirklich erledigt werden. Sie müssen also auch nach dem Meeting die Teilnehmenden verpflichten, ihre OP’s zu erledigen. Ansonsten sitzen Sie im nächsten Meeting mit den gleichen Leuten wieder zusammen und widerkäuen die alten Punkte, die doch eigentlich bereits erledigt sein sollten. Diese „und täglich grüßt das Murmeltier“-Momente sollten Sie auf jeden Fall verhindern. Daraus kann man einen erfolgreichen Film machen, aber kein erfolgreiches Unternehmen.


Ihre Nachbearbeitung

Bevor wir auf die eigentliche Nachbereitung zu sprechen kommen, lassen Sie uns kurz über die Relevanz nachdenken. Drei Punkte sollten Sie dabei immer im Blick haben:

  1. Die Kosten: Ein Meeting ist ja eines der teuersten Werkzeuge, die wir in der Zusammenarbeit haben. Sie sollten immer mal wieder die Stundensätze der Teilnehmenden hochrechnen, um einen Preis für das Meeting zu ermitteln. Sie als Meeting-Owner sind dafür verantwortlich, dass diese Kosten zu einer guten Investition werden.
  2. Die Wirksamkeit. Also das Maß, in dem die Kosten zu einer guten Investition werden. Und die hängt im wesentlichen von Ihnen als Meeting-Owner ab. 
  3. Hinzu kommt aber ein psychologischer Effekt: In gesunden Unternehmen vermeiden es die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, in unwirksamen Meetings zu sitzen. Dieses Prädikat „unwirksam“ hängt in der Praxis im Wesentlichen am Meeting-Owner. Haben sie sich erst einmal dieses Prädikat „unwirksam“ redlich verdient, werden sie feststellen, dass ihre Meetings absolut zu Recht gemieden werden. Sie sollten es also absolut vermeiden, dass ihnen das Prädikat „unwirksam“ umgehängt wird. Das erreichen sie im wesentlichen dadurch, dass die gemeinsam festgehaltenen OP’s auch wirklich erledigt werden. Sie müssen also ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer dazu immer wieder verpflichten.

Ihre gute Nachbereitung ist also auch immer eine Werbung für ihre nächsten Meetings. Selbst wenn man keine Meetings mag, so spricht vieles für die Teilnahme an wirksamen Meetings. Unwirksame Meetings dagegen sind immer eine Verschwendung und sollten von jedem Teilnehmer händeringend vermieden werden. 

Als Meeting-Owner sollten Sie daher niemals die OP’s aus ihren Meetings aus dem Auge verlieren, selbst wenn Sie vordergründig nicht dafür verantwortlich sind. Fragen sie also immer rechtzeitig VOR dem nächsten Meeting und VOR dem Fälligkeitstermin nach, ob es Probleme mit diesem OP gibt und ob sie ggf. helfen können. 

Tipp: Sie sollten das Fälligkeitsdatum VOR dem nächsten Meeting legen, damit sie nicht im nächsten Meeting davon überrascht werden, dass der OP evtl. nicht erledigt werden konnte. Das schon genannte. „und täglich grüßt das Murmeltier“-Moment droht sonst.


Die Verpflichtung

Sollten Sie merken, dass die für die OP’s Zuständigen nicht wirklich voran kommen, schalten Sie lieber eine höherrangige Person ein als dass sie das Risiko eingehen, dass der OP zum nächsten Meeting immer noch offen ist. Das sorgt außerdem dafür, dass die OP’s ernstgenommen werden. Es muss immer absolut klar sein: wer in ihren Meetings einen OP übernimmt, geht damit eine hohe Verpflichtung ein, diesen auch zu lösen. Ein einfaches „oh - hab ich vergessen“ darf es nicht geben. Wenn sie damit anfangen, sind ihre Meetings bald eine unverbindliche und unwirksame Veranstaltung. Und werden daher auch nicht gerne besucht - sie merken: hier beginnt ein Teufelskreis.


Die Werkzeuge

Lassen Sie uns kurz ein paar Worte über die richtigen Werkzeuge verlieren. Im letzten Beitrag habe ich ja schon gesagt, dass sie das Meeting-Protokoll neben allen anderen Dokumenten zum Meeting so ablegen sollten, dass jeder es aufrufen kann. 

Die Nutzung von Textverarbeitungsprogrammen oder Tabellenkalkulation für ein Protokoll ist zwar sehr verbreitet, aber nicht so wirklich pfiffig. Denn nun müssen Ihre Meeting-Teilnehmer aktiv in diesem Dokument nach ihren OP’s suchen. Nach einem Meeting hat man vielleicht noch den Überblick, aber nicht mehr nach 26 unterschiedlichen Meetings, die dann ja zu 26 unterschiedlichen Protokollen geführt haben. Das birgt das Risiko, dass die OP’s unerkannt in den Tiefen des Dateisystems in irgendeiner Datei unbeachtet vor sich hindümpeln und damit nur per Zufall beachtet oder gar bearbeitet werden.

Wesentlich besser ist die Nutzung moderner Kollaboration-Tools wie z.B. Confluence und / oder Jira, abgeschwächt vielleicht noch Evernote. Hier können Sie pro Meeting eine neue Seite anlegen und dort die Agenda und das Protokoll des Meetings beschreiben. Auf diese Seite können sie auch alle anderen relevanten Informationen und Dateien ablegen. In die Meeting-Einladung fügen Sie einen Link auf die Seite ein und so kann jeder auf diese Seite und diese Infos zugreifen.

Der große Vorteil dieser Tools ist, dass sie z.B. im Protokoll Tags hinterlegen können. Also Stichwörter, die vom System ausgewertet werden können und die für einen bestimmten User als Zuständigkeit stehen sowie als Fälligkeitsdatum. Jeder User kann sich nun morgens seine OP’s mit Fälligkeitsdaten anzeigen lassen. Als eine Liste mit Links auf die jeweilige Seite, auf der der OP beschrieben ist. Und das Systemweit - also auch für alle anderen Meeting-Protokolle, in denen dieser User einen OP hat. So hat jeder seine OP’s im Blick, ohne dass man sich durch irgendwelche Word- oder Excel-Dateien wühlen muss. 

Ich empfehle also dringend die Nutzung dieser Tools - nicht nur für diese Anwendung. Diese Tools helfen u.a. auch bei der Vorbereitung auf Meetings, in dem User selbständig Punkte auf die Agenda schreiben können. Und wenn es nur um eine fachliche Ausarbeitung geht, bei der mehrere Personen ihre Sicht einbringen können, können solche Tools auch Meetings überflüssig machen, weil die Abstimmung direkt über das Dokument erfolgen kann, das von vielen Teilnehmerinnen und Teilnehmern gleichzeitig bearbeitet werden kann und bei den per Chat-Funktion auch eine schnelle und direkte Abstimmung erfolgen kann. Eine klare und dringende Empfehlung für die Nutzung von Kollaborations-Tools also!

Tipp: OP’s sollten nur auf diesem Weg festgehalten werden. Hüten sie sich davor, OP’s mal auf einem Whiteboard, mal in einer Datei und mal in einer Email festzuhalten. Das kann nie und nimmer klappen. Es darf nur einen Platz für OP’s geben.

Und noch ein Tipp: ich fotografiere Whiteboards und Flipcharts immer mit meinem Smartphone und nutze dafür eine kleine App, die aus dem Foto eine durchsuchbare PDF generiert. In meinem Fall ist das „Scanner Pro“. Das kluge kleine Ding kann sogar die meisten Handschriften erkennen - auch meine. Suchen Sie also in geeigneten Systemen wie Confluence oder auch Evernote nach einem bestimmten Begriff, der auf dem Whiteboard vorkommt, wird dieses PDF, das sie mit dieser App vom Whiteboard erstellt haben, immer als ein Suchergebnis angezeigt. Das ist extrem praktisch!


Die Retrospektive

Noch ein letzter Punkt: Führen sie Meetings regelmäßig durch, sollten sie in regelmäßigen Abständen eine Retrospektive auf die Agenda nehmen. In der Retrospektive sollten sie offen darüber sprechen, ob das genutzte Meetingformat so immer noch die beste Lösung für ihre Abstimmungen ist oder ob das nicht auch besser ginge. Das verhindert, dass dieses teure Werkzeug „Meeting“ sich abstumpft und dass sich unliebsame Routinen einschleichen. Hinterfragen Sie also Dauer, zeitliche und räumliche Lage, das Format an sich, Teilnehmerkreis - einfach alles!

Experimentieren Sie auch gerne mal mit Verbesserungsvorschlägen aus dem Teilnehmerkreis. Es  ist immer sehr erfrischend, neue Dinge auszuprobieren, auch wenn man dann hinterher gemeinsam feststellt, dass das noch nicht das Optimum war. Gerade regelmäßige Meetings kann man mit solchen kleinen Experimenten für alle interessant halten. Nichts ist schlimmer, als Meetings, die über Jahre gleich laufen - versuchen Sie das auf jeden Fall zu vermeiden. Retrospektiven helfen, immer besser zu werden.

Hier die Punkte kurz zusammengefaßt:

  • Wer in ihren Meetings einen OP übernimmt, geht damit eine hohe Verpflichtung ein, diesen auch in der gegebenen Zeit zu lösen - das muss immer absolut klar sein. Die OP’s dürfen nicht zu einer unverbindlichen Sache verkommen.
  • Gehen Sie aktiv offenen Punkten aus Ihren Meetings hinterher - auch wenn Sie vordergründig nicht dafür verantwortlich sind. Und sorgen Sie dafür, dass die OP’s nicht von einem Meeting ins nächste geschleppt werden.
  • Eine hohe Wirksamkeit ihrer Meetings sorgt auch immer dafür, dass ihre Meetings besucht werden - anders werden die Teilnehmenden es zu Recht vermeiden, ihre Meetings zu besuchen.
  • Nutzen sie Kollaborations-Tools für Meeting-Dokumentation und die Verfolgung von OP’s
  • Führen Sie regelmäßig Retrospektiven durch und experimentieren Sie mit unterschiedlichen Methoden. So bleiben auch  regelmäßige Meetings interessant und wirksam.

Ich wünsche ihnen für die Zukunft viele interessante und wirksame Meetings. Erzählen sie gerne von Ihren Erfahrungen in den Kommentaren. Und wenn Sie Anregungen haben, freue ich mich wie immer über Ihre kritischen aber freundlichen Kommentare! 


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Frank Feldhaus

Über den Autor

Berater für Führung und Organisation. Ärgert sich über alles was nicht funktioniert. Weiß aber, dass Perfektion schrecklich langweilig ist und dass wir Probleme brauchen, um daran zu wachsen. Ein ewiger Widerspruch...


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