Vor einem Jahr habe ich einige To-Do-Apps miteinander verglichen. Damals hat „Things“ gesiegt, aber eigentlich nur, weil das Wettbewerber-Umfeld recht schwach unterwegs war.
Nun ist ein Jahr vergangen, wie sehen meine Erfahrung mit diesen Apps heute aus?
Eigentlich – gar nicht! Ich nutze heute keine einzige der getesteten Apps. Warum? Viel zu kompliziert.
Ich bin hauptsächlich auf die serienmäßigen Apps umgestiegen, die Apple seinen Endgeräten mitliefert. Und zwar „Notizen“ und „Erinnerungen“. Ergänzt werden diese beiden durch „Evernote“. Das mache ich jetzt seit fast einem Jahr und es funktioniert wirklich gut.
So funktioniert mein Workflow mit diesen Apps:
1. “Notizen”:
In „Notizen“ erfasse ich – ja, tatsächlich: Notizen. Also Gedanken und Ideen, die ich nur schnell, einfach und zuverlässig festhalten möchte. „Notizen“ synchronisiert sich absolut zuverlässig mit allen meinen Endgeräten. Geht auch mit Siri im Auto: „Notiere: Ich habe eine neue Idee“. Daraus wird auf dem iPhone:
Ich könnte in „Notizen“ sogar mehrere Ordner führen, um z.B. meine Notizen für verschiedene Projekte zu trennen. Tue ich aber nicht – viel zu kompliziert.
Alles was ich im Laufe einer Woche festhalte (egal auf welchem Endgerät), werte ich zu meinem Wochenabschluss im Büro aus. Wenn aus den Notizen ein offener Punkt wird, kommt dieser in die „Erinnerungen“. Wenn es eine Idee ist, die ich verfolgen möchte, kommt die Notiz nach „Evernote“.
2. “Erinnerungen”:
In „Erinnerungen“ erfasse ich Erinnerungen (Loriot: „Ach was…“), also Aufgaben mit einer bestimmten oder unbestimmten Fälligkeit. Hier hat sich bei mir diese Ordnerstruktur bewährt (hier die iPad-Sicht):
Zusätzlich hat noch jedes Projekt / jeder Kunde eine eigene Liste (im Screenshot ausgeblendet). Jeder Erinnerung kann ich ein Fälligkeitsdatum geben, was ich aber nicht tue. Es verwirrt mich, wenn permanent irgendwelche Meldungen aufpoppen, die mich an die Fälligkeit von Aufgaben erinnern. Ich arbeite statt dessen nach folgender Methode:
Jeden Morgen gehe ich alle meine Aufgaben aus den Listen „später“ sowie den Projekt- / Kundenlisten durch. Aufgaben, die ich heute unbedingt erledigen will, verschiebe ich in den Ordner „heute muss“. Was ich heute erledigen könnte, kommt in den Ordner „heute kann“. Damit ist das Tagesziel festgelegt. Mit dieser Methode bleiben alle Aufgaben präsent, den Rest des Tages kümmere ich mich aber nur um die Aufgaben in den Listen „heute muss“ und „heute kann“. Alle anderen Erinnerungen bleiben in ihren Listen.
Aufgaben, die noch kein konkretes Ziel sind, kommen bei mir in den Ordner „vielleicht“. Diesen Ordner gehe ich wöchentlich durch. Aufgaben, die ich konkret angehen möchte, kommen dann in den Ordner „später“.
Regelmäßige Aufgaben habe ich im Ordner „regelmäßig“. Alle Aufgaben in diesem Ordner haben ein Fälligkeitsdatum, damit ich mich nicht aktiv um die Verfolgung kümmern muss.
Dann habe ich noch Listen für „kaufen“, „ansehen“ und „vorbereiten“. Der Sinn dürfte selbsterklärend sein, ebenso für die anderen Listen.
Auch „Erinnerungen“ hat den Charme, dass es absolut einfach ist, eine schöne Oberfläche hat und dass die Synchronisation zwischen meinen Endgeräten absolut zuverlässig funktioniert.
3. Evernote:
Für alle Aufgaben, Erinnerungen oder Notizen, die mehr Platz brauchen, nutze ich Evernote. Hier habe ich meine Projektdokumentationen, Meeting-Notizen und längere Aufgabenlisten. Auch dieser Blogbeitrag ist in Evernote entstanden. Dabei arbeite ich mit wenigen Notizbüchern, aber mit vielen Tags. Jedes Projekt / jeder Kunde hat sein eigenes Notizbuch. Möchte ich bestimmte Dokumenten / Notizen / Aufgaben in einem bestimmten Meeting besprechen, erhalten diese Dokumente ein entsprechendes Tag (z.B. “Teilprojektleiter-Meeting“). Im entsprechenden Meeting brauche ich nur meine Dokumente mit diesem Tag filtern und habe den kompletten Überblick über alle benötigten Dokumenten.
Ich könnte auch Erinnerungen für jedes Dokument einstellen. Damit arbeite ich aber recht wenig in Evernote.
Evernote liebe ich, weil es so vielseitig ist, ohne kompliziert zu sein. Ich kann lange Dokumente dort erstellen, speichern, vernünftig formatieren und mit Tags versehen. Ich kann Notizbücher für mein Team freigeben und so die Informationen teilen. Die Teammitglieder können Dokumente in den freigegebenen Notizbüchern erstellen oder ergänzen, durch eine einfache Synchronisation bekomme ich den neuesten Stand auf jedes meiner Endgeräte. So macht arbeiten wirklich Spaß!
Auch Evernote hat den Vorteil, dass ich es auf allen meinen Endgeräten benutzen kann, und dass die Synchronisation absolut zuverlässig funktioniert. Wenn ich also bei einer Kaffeepause von einem Kollegen auf den aktuellen Status einer Aufgabe angesprochen werde, kann ich also auf meinem iPhone (immer dabei) auf das Evernote-Dokument zugreifen und Auskunft geben. Sehr praktisch!
Wie funktioniert das bei Ihnen?