To-Do-Apps für’s iPad / iPhone und Mac – ein Vergleich

Eigentlich bin ich ein sehr “analoger” Mensch. In meinem Business organisierte ich mich mit “Leuchtturm”-Notizbücher in A5, in denen ich meine Notizen und To-Do’s schrieb. Ich liebte die Freiheit, auch mal Skizzen hineinzukrizzeln, wichtige Punkte einzurahmen oder im Querformat einen Prozess zu visualisieren. Aber so ein Notizbuch hat auch seine Grenzen. Immer wenn ich schnell herausfinden wollte, welche Aufgaben ich an einen Kollegen delegiert habe, oder welche Themen ich in einem bestimmten Meeting ansprechen möchte, ging die Sucherei los.

So entstand schon vor 2 Jahre der Gedanke, nach einem geeigneten digitalen Tool zu suchen. In der Zwischenzeit habe ich einiges ausprobiert, vieles wieder verworfen. Hier nun der Extrakt aus meinen Praxiserfahrungen mit verschiedenen Tools.

Zunächst meine Anforderungen an dieses Tool.
Anmerkung: es sind meine Anforderungen. Jeder arbeitet anders, ich bin mir auch bewusst, dass meine Anforderungen nicht zu 100% deckungsgleich z.B. mit dem GTD-Ansatz sind, aber ich will meinen Arbeitsalltag damit bewältigen. Noch eine Anmerkung: meine privaten Aufgaben halte ich wesentlich einfacher in der “Erinnerungen”-App von Apple fest. Das reicht für meine privaten Anforderung komplett aus.

Da ich für mehrere Kunden gleichzeitig tätig bin, brauche ich die hierarchische Darstellung von Projekten, also so:
Kunde 1
— Projekt 1
— Projekt 2
Kunde 2
— Projekt 1
— Projekt 2
— Projekt 3

Dann benötige ich die Fähigkeit, einer Aufgabe mehrere Kontexte zuzuweisen (nicht GTD-konform, ich weiss – siehe Anmerkung oben). Hintergrund: In den Kontexten verschlüssle ich Prioritäten, Personen und Situationen:
Priorität:
— heute muss
— heute kann
— später
Personen:
— Meier
— Schulze
— Müller
Situationen:
— Geschäftsführung
— Teilprojektleiter-Meeting
— Team-Meeting

Eine Aufgabe hat bei mir also immer einen Kontext für die Priorität. So weiss ich morgens schon, was ich heute erledigen muss. Wenn ich die Aufgabe delegiere, bekommt sie zusätzlich einen Kontext für die Person. Will ich die Aufgabe in einem Meeting besprechen, erhält sie zusätzlich einen Kontext für das entsprechende Meeting. So habe ich immer einen Überblick über Aufgaben, die ich an eine bestimmte Person delegiert habe, oder kann sehr schnell für die Vorbereitung eines Meetings die relevanten Punkte finden.

Dann brauche ich ein Fälligkeitsdatum für Aufgaben, aber keine Uhrzeit. Uhrzeiten gehören zu Terminen, nicht zu Aufgaben. Und Termine kommen in den Kalender. Ich brauche auch kein Startdatum oder eine Dauer, da ich die eine größere Projektplanung (so sie denn wirklich notwendig ist) in einer anderen Software mache. Hier geht es ausschließlich um meine Aufgaben.

Da ich mich in der Apple-Welt bewege, sollte das Tool auf meinem iPhone, meinem iPad und meinem MacBook Air laufen, die Daten sollten automatisch zwischen diesen Geräten synchronisiert werden.

So, mehr brauche ich nicht. Und mehr will ich auch nicht. Also keinen überflüssigen Tüdelkram, ich will nur möglichst einfach und übersichtlich wissen, wann ich was zu tun habe und an wen ich was delegiert habe und wann ich das Ergebnis daraus zurück erwarte.

Sollte doch eigentlich nicht so schwer sein, in den gefühlt 1397 angebotenen Apps das Richtige zu finden, oder?

Die “kleineren” Apps wie Wunderlist oder 2Do fielen schon früh aus der engeren Auswahl. Es blieben Omnifocus, Things, Firetask und Organize:Pro, Apps also, die durch ihr Preisschild schon Professionalität suggerieren (Omnifocus für meine drei Endgeräte kostet beispielsweise knapp 124 €).

Hier ein kleiner Überblick über die Leistungsfähigkeit der Apps hinsichtlich meiner Anforderungen:

Man sieht also:

• Die Kreativität der Logo-Entwickler war sehr begrenzt ;-)
• Selbst ein bekanntes Schlachtschiff wie Omnifocus ist nicht in der Lage, mehrere Kontexte einer Aufgabe zuzuweisen.
• Things kann dagegen keine hierarchischen Projekte darstellen. Man kann aber mehrere Projekte in einem “Bereich” zusammenfassen. Die Projekte werden in den verschiedenen Sichten dann pro Bereich zusammengefasst. Das ist leider keine hierarchische Abbildung, reicht aber für meine Anforderungen.
• Firetask ist für meine Anforderungen ein Totalversager,
• Organize:Pro erfüllt auf den ersten Blick alle meine funktionellen Anforderungen.

Die Funktionalität ist eine Seite, eine andere ist die Übersichtlichkeit, die für mich ebenfalls sehr wichtig ist. Als Norddeutscher muss die App sein wie die Nordseeküste: Da versperrt kein Berg die Aussicht und ich sehe morgens schon, wer mich nachmittags besuchen kommt. So soll es sein.

Im Folgenden gehe auf die Usability der Apps auf dem iPad aus, weil ich auf diesem Gerät meist meine Aufgaben verwalte.

Firetask:

Hier habe ich auf eine Darstellung verzichtet, weil das Programm keine meiner Anforderungen erfüllt.

Things:
In Things kann man wie gesagt keine hierarchischen Projekte anlegen. Zudem ist die Darstellung in meinen Augen schlecht gelungen, daher sieht die Projektübersicht nicht nach “Übersicht” aus:

Die Darstellung der einzelnen Aufgaben ist dagegen ganz gut gelöst, es fehlt aber an einer Kalendersicht wie in Omnifocus und Organize:Pro. Zudem kann ich alle meine Aufgaben, die ich einem bestimmten Kontext zugewiesen habe, nicht in einer Darstellung sehen – sie sind verstreut auf die vier Sichten “Heute”, “Als Nächstes”, “Geplant” und “Irgendwann”. Will ich mal schnell sehen, an wen ich welche Aufgaben delegiert habe, kann ich das hier nie komplett in einer Sicht sehen. Aber innerhalb einer Sicht sind die Kontexte sichtbar und ich kann nach ihnen filtern:

Organize:Pro:
Hier ist die hierarchische Darstellung von Projekten und Kontexten sehr gut und einfach gelöst:

In folgender Sicht kann ich alle Aufgaben sehen, die ich einem Kontext zugewiesen habe. Sehr gut!

Aufgaben werden also gut dargestellt, entweder in der Projekt- oder in der Kontext-Sicht. So habe ich z.B. immer eine gute Übersicht der delegierten Aufgaben. Auch die Darstellung der terminierten Aufgaben ist ganz gut gelungen – nicht so gut wie bei Omnifocus, aber immerhin, ich könnte damit leben:

Omnifocus:

In Omnifocus kann ich Kontexte und Projekte hierarchisch anlegen (Projekte mit Hilfe der “Ordner”). Aufgaben werden entsprechend in dieser Struktur angezeigt:

Aber leider kann ich Aufgaben nur einen Kontext zuweisen:

Richtig toll ist dagegen die Darstellung der fälligen Aufgaben:

Auch die Überprüfungs-Funktion ist toll: Hier kann man alle Projekte einer regelmäßigen Überprüfung unterziehen, um sich so einen Überblick zu verschaffen und sicher zu stellen, dass alle Aufgaben korrekt terminiert wurden.

Die Konkurrenten auf dem iPhone:
Für das iPhone haben alle drei Konkurrenten eine der iPad-App angelehntes Layout:

Die Konkurrenten auf dem Mac:

Auf dem Mac sehen die Apps von Things und Organize:Pro ähnlich aus wie auf dem iPad – so wie es sein soll:

Omnifocus dagegen fällt hier deutlich ab – das UI hat nichts mit dem vom iPad und iPhone zu tun, so etwas würde ich keinen Entwickler durchgehen lassen:

Was ist nun das Tool meiner Wahl?

Eigentlich mag ich Omnifocus, aber dadurch, dass ich einer Aufgabe nur einen Kontext zuweisen kann, sehe ich meine Arbeitsweise durch dieses Tool nicht unterstützt. Sehr schade, ansonsten wäre es das Tool meiner Wahl.
Organize:Pro erfüllt auf den ersten Blick alle meine Anforderungen, hat aber eine ziemlich hässliche Oberfläche und zuviel Tüdelkram. Projekte sind hier nämlich nur Ordner, die die Eigenschaft “Projekt”, “Ordner” oder “Besprechung” annehmen können. Man kann also mit dieser App auch Besprechungen organisieren und Informationen ablegen. Aber erstes brauche ich nicht und für die Infoablage nutze ich Evernote. Aufgaben können die Ausprägungen “Aktion”, “Information” oder “Entscheidung” annehmen, sowie ein Kennzeichen für den Sicherheitslevel und ich kann Personen zuweisen jeweils für die Rolle “Responsible”, “Accountable”, “Consulted” und “Informed”, und und und… Hier ist also wenig mit meiner Nordseeküste von oben. Man muss die ganzen Funktionen ja nicht nutzen, aber alleine ihre Anwesenheit macht das Tool in der täglichen Praxis sehr sperrig. Mir dauert es einfach zu lange, eine einfache Aufgabe anzulegen (zumal das UI hier nicht intuitiv gestaltet ist). Außerdem macht mir die Anwendung wegen der hässlichen Oberfläche wirklich keine Freude.
Things kann keine hierarchische Darstellung von Projekten, aber wie eingangs erwähnt, kann man sich hier mit “Bereichen” helfen. Vor allem fehlt mir eine komplette Übersicht über die Aufgaben mit einem bestimmten Kontext sowie eine kalendarische Übersicht, wann welche Aufgaben fällig werden. Das ist in den beiden anderen Tools wesentlich besser gelöst. Dafür besticht Things mit einem (nach meinem Geschmack) sehr schönen und funktionalen Oberfläche. Aufgaben erfassen geht hier blitzschnell (da es nur wenig zu erfassen gibt).

Fazit: Ich habe mich derzeit für Things entschieden. Das macht Spaß, geht schnell, er erfüllt weitestgehend meine funktionalen Anforderungen und funktioniert in der Praxis absolut reibungslos (gerade auch die Synchronisation zwischen den verschiedenen Endgeräten).

Ist es eigentlich so schwer, vernünftige To-Do-Apps zu programmieren?