Wir beschäftigen uns in unserem Arbeitsalltag oft mit Effizienz und Produktivität. Manchmal hat es den Anschein, als ginge es nur darum, anstehende Aufgaben möglichst schnell „wegzuprügeln“. Und manchmal stellt sich mir die Frage: Leidet durch Effizienz die Qualität der Arbeit?
Wichtige Aufgaben sollten wir mit Sorgfalt und Hingabe erledigen – nicht mit Effizienz
Um meine Lösung kurz anzureißen: Ich messe wichtige Aufgaben, die mich meinem Ziel näher bringen sollen, nicht an der Effektivität mit der ich sie erledige. Sondern an Sorgfalt und Hingabe. Weil es mein Lebensziel ist, wichtige Dinge nicht mittelmäßig zu tun, sondern großartig.
Es ist reine Zeitverschwendung, etwas Mittelmäßiges zu tun.
Madonna Louise Veronica Ciccone
Eine kurze Begriffsdefinition
Bevor ich meine vielleicht etwas ungewöhnliche Haltung zur Effizienz weiter erkläre, hier zunächst mal wieder eine Erläuterung der im Spiel befindlichen Begriffe:
Effektivität beschreibt den Grad der Zielerreichung. Effektiv arbeiten bedeutet also, ein gewünschtes Ergebnis zu erreichen. Effektivität hat nichts mit dem Aufwand für die Zielerreichung zu tun.
Effizienz ist ein Maß für Wirtschaftlichkeit, eine Kennzahl die das Ergebnis mit dem Aufwand in Relation setzt. Ähnlich ist die Produktivität eine Kennzahl aus der Volks- und Betriebswirtschaftslehre, die den Output und Input in Relation setzt.
In der Betriebswirtschaftslehre wird oft Peter Drucker zitiert, der unter diesen Begriffen folgendes verstand:
Effektivität: „Die richtigen Dinge tun.“
Effizienz: „Die Dinge richtig tun.“
In der Definition von Effizienz kommt Qualität also gar nicht vor. Qualität muss als Ziel unseres Handelns definiert werden, dann ist sie Bestandteil unserer Definition von Effektivität.
Erst Kurs festlegen, dann das Fortkommen optimieren.
Gerade die Definition von Peter Drucker macht klar, dass erst die Effektivität geklärt werden muss, bevor man sich Gedanken über Effizienz macht. Es ist wie mit einem Ruderboot: wir können uns noch so sehr einen effizienten Ruderstil antrainieren – wenn der Kurs des Bootes nicht stimmt, ist Effizienz sinnlos, weil wir unser Ziel nicht erreichen. Es sei denn, sie rudern nur so zum Spaß. Ansonsten müssen Sie erst den korrekten Kurs des Bootes festlegen (und regelmäßig kontrollieren). Erst mit dem richtigen Kurs, also mit der richtigen Definition von Effektivität, macht ein effizienter Ruderstil Sinn.
5 Tipps für exzellentes Handeln:
1. Unterscheiden Sie bei ihren Aufgaben zwischen „wichtig“ und „unwichtig“.
Wir können in unserem Arbeitsalltag nicht alle Dinge mit Hingabe tun. Daher unterscheiden Sie die wichtigen Dinge (die, die sie ihrem persönlichen Ziel näher bringen) von allen anderen. Auch von den dringenden Dingen – die sind nämlich selten wichtig.
2. Erledigen Sie unwichtige Dinge „gut genug“.
So gut wir versuchen, unwichtige Dinge zu vermeiden – es werden immer einige bleiben. Sie bleiben an uns haften wie ein Kaugummi an der Schuhsohle. Aber sie verdienen es nicht, mit Hingabe erledigt zu werden. Es reicht, wenn sie „gut genug“ erledigt werden. Also so gut wie nötig, aber nicht so gut wie möglich. Alles andere wäre Verschwendung.
3. Erledigen Sie wichtige Dinge mit Sorgfalt und Hingabe
Wirklich wichtige Dinge haben Bedeutung. Für unsere Zielerreichung, für unser Projekt. Für unser Außenbild. Für unser Selbstverständnis. Erledigen Sie diese Aufgaben ohne auf die Uhr zu schauen. Ohne Aufwand zu scheuen. Tun sie es mit Exzellenz. Aber ohne Perfektionismus.
4. Tun Sie jeden Tag mindestens eine „wichtige“ Sache mit Hingabe.
Achten Sie darauf, dass Ihnen die dringenden Dinge nicht so viel Zeit rauben, dass Sie keine Zeit mehr für wichtige Dinge haben. Ein Tag, an dem Sie Ihrem Ziel nicht näher gekommen sind, ist ein verlorener Tag.
5. Messen Sie Ihre Tagesleistung nicht an Bewegung, sondern an der Fortbewegung.
Am Ende eines Tages sollten Sie kurz innehalten und den Tag bewerten. Messen Sie ihn aber nicht aufgrund der Anzahl abgearbeiteter To-Do’s, sondern daran, ob Sie Ihrem persönlichen Ziel näher gekommen sind.
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