Studie Arbeitseffizienz: nur drei von fünf Arbeitstagen effektiv. Wirklich?

Vor einigen Wochen haben meine lieben Kollegen von tempus-Consulting die Studie „Arbeitswelten im Wandel“ vorgestellt. Diese wurde durch die AKAD Hochschule in Leipzig (unter der Leitung von Professor Dr. Daniel Markgraf) zusammen mit tempus-Consulting durchgeführt. Datenbasis waren ca. 2.200 Online-Fragebögen, die aus unterschiedlichen Branchen und dort aus verschiedenen hierarchischen Ebenen beantwortet wurden.

Folgende Eckpunkte aus der Studie finde ich interessant:

Zur Arbeitsorganisation:

  • Der Anteil der Arbeitszeit, die in Besprechungen verbracht wird, beträgt ca. 15% bei Kleinunternehmen bis zu 23,5% bei Großunternehmen.
  • Die To-Do’s aus den Besprechungen werden nur zu ca. 60% abgearbeitet.
  • Anteil der Zeit, die durch Ablenkung verschwendet wird: 9% durch Störungen (Kollegen, unwichtige Anrufe,…), für Wartezeiten und Suchzeiten werden zusammen 20% der Arbeitszeit verschwendet.
  • Eingeschätztes Optimierungspotential durch aufgeräumte Schreibtische liegt bei unter 20%.
  • Zwei Drittel der Befragten verbringen bis zu zwei Stunden mit der Bearbeitung von E-Mails.
  • Der Abruf von E-Mails erfolgt immer noch weitestgehend automatisch bzw. unregelmäßig. Nur ca. ein Drittel der Befragten rufen ihre E-Mails kontrolliert zu festen Zeiten ab.

Zur Arbeitsbelastung:

  • Zwei Drittel der Befragten lesen berufliche E-Mails auch außerhalb ihrer Arbeitszeit.
  • Die Frage „Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Sie viel gearbeitet haben, aber dass es immer noch nicht genug ist?“ haben 84% mit ja geantwortet.
  • Durchschnittlich wird die vereinbarte Arbeitszeit um 15% überschritten.

 

Was lernen wir aus diesem Zahlenwerk?

  • Immer noch findet man in der Büroorganisation erhebliches Optimierungspotential. Effiziente Meetings, bewusster Umgang mit E-Mails oder schlichtweg Ordnung und effiziente Ablagesysteme – hier gibt es noch viel zu tun! Dies Ergebnis deckt sich definitiv mit meinen Beobachtungen bei meinen Kunden. Oft finden nur große Projekte die Aufmerksamkeit der Geschäftsführung, leider eher selten die „einfache“ Büroorganisation. Dabei sind die Lösungen wirklich einfach, es braucht nur jemanden, der sich darum kümmert und auch am Ball bleibt.
  • Die Belastung durch die Arbeitswelt steigt. Eine gute Büroorganisation kann hier entlasten, aber viel mehr scheinen mir menschenfreundliche Atmosphäre und aufmerksame Führung gefragt zu sein.
  • Grenzen zwischen Job und Privat werden immer mehr fließend. Aus meiner Beratungspraxis kann ich diesen Punkt nicht grundsätzlich verurteilen. Viele Mitarbeiter fühlen hierbei sehr unwohl und können nicht mehr abschalten, was langfristig zu gesundheitlichen Problemen führen wird. Andere Mitarbeiter haben überhaupt kein Problem damit, abends in der Kneipe eine „What’s up“-Message von einem Kunden zu beantworten. An dieser Stelle müssen wir sehr genau darauf achten, was wir unseren Mitarbeitern zumuten – und ob dies für den Einzelnen tragbar ist!

Die tolle Überschrift „nur drei von fünf Arbeitstagen effektiv“ kann ich so nicht aus der Studie lesen. Denn nicht jede gefühlte Störung ist eine wirkliche – zumindest dem störenden Mitarbeiter ist damit sofort geholfen. Auch halte ich die durchschnittlichen 2 Stunden täglich für die Bearbeitung von E-Mails nicht grundsätzlich für ein Problem. Was wäre denn die Alternative? Wieder Briefe oder Faxe schreiben? Oder mehr telefonieren? Dass ein bestimmtes Tool häufig eingesetzt wird, hat nichts mit einer grundsätzlichen Ineffizienz zu tun. Für viele Mitarbeiter in Unternehmen gehört Kommunikation zum Job. Und bei der Kommunikation zwischen Menschen gehört der „Schnack über den Gartenzaun“ dazu – der führt zu einer Verbesserung der Beziehung. Und das ist nicht immer ineffizient! Es muss nur alles in vernünftigen Relationen passieren.

Also: Ball flach halten, das was man macht richtig machen, Organisation optimieren und auf Mitarbeiter (in positivem Sinn) aufpassen. Und: Mensch bleiben. Dann klappt’s mit der Arbeitseffizienz und der Belastung am Arbeitsplatz!

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