So seht es heute zu einem Statussymbol geworden ist, Stress zu haben, so sehr brauchen wir für unsere persönliche Produktivität nichts mehr als RUHE. Ruhe hilft uns, Aufgaben zu überblicken, in den richtigen Kontext zu bringen und intensiv abzuarbeiten. Hier ein paar einfache Tipps, mit mehr Ruhe den Arbeitsalltag zu bewältigen:
- Nutzen Sie ein zuverlässiges und transparentes System für die Verwaltung Ihrer Aufgaben. Egal ob ein Notizbuch, eine App auf Ihrem Tablet oder ein Programm auf Ihrem Rechner. Das System muss zu Ihnen passen und Sie müssen es gerne nutzen. Ein solches System schafft Gelassenheit, weil Sie alle Aufgaben im Blick haben.
- Legen Sie am Vorabend die wichtigsten (nicht dringendsten!) drei Aufgaben für den nächsten Tag fest. Also die drei mit der größten Wirkung für Sie und Ihr Umfeld. Alle anderen Aufgaben werden sich schon in Erinnerung rufen. Planen Sie für die Erledigung Termine mit sich selbst. So können Sie am nächsten Morgen gleich produktiv starten.
- Überfliegen Sie ebenfalls abends die wichtigsten Aufgaben und stellen Sie fest, dass die Arbeit des Tages getan ist. Das hilft, loszulassen und auch mental das Büro verlassen zu können.
- Nutzen Sie morgens Ihre produktivsten Stunden, um Ihre wichtigsten Punkte zu erledigen. Blocken Sie diese Zeit!
- Nutzen Sie das Promodoro-System, vielleicht auch in einer für Sie passenden Form. Damit ist der Zeitaufwand für Ihre Aufgaben von vornherein begrenzt und Sie achten auf gesunde Pausen.
- Kommunikationsmittel (Email, Telefon) sind Ihre Diener, nicht Ihre Herren! Wer permanent erreichbar ist, zeigt, dass seine Zeit nicht wertvoll ist und schafft ungute Erwartungen bei Kollegen.
- Bearbeiten Sie Ihre Emails nur dreimal am Tag. Emails sind asynchrone Kommunikationsmittel. Wer sofort von Ihnen etwas will, soll anrufen.
- Es gibt nur zwei Gründe, an Meetings teilzunehmen: entweder Sie haben etwas beizutragen, oder Sie können von den Ergebnissen profitieren. Andere Meetings stehlen nur Ihre Zeit und Kraft.
- Halten Sie Meetings kurz. Oft helfen kurze Steh-Meetings.
- Sagen Sie „Nein“ zu weiteren Aufgaben, wenn Sie dafür keine Zeit haben. Da Ihre Zeit endlich ist, bedeutet jedes „Ja“ zu einer neuen Aufgabe auch ein „Nein“ zu anderen Dingen (z.B. andere Aufgaben, einem zeitigen Feierabend oder einer für Sie wichtigen Aktivität). Begründen Sie das „Nein“ verständlich.
- Blicken Sie wöchentlich auf Ihre erledigten To-Do’s. Das schafft Zufriedenheit.
- Starten Sie Ihr privates Herzensprojekt, auch wenn Sie keine Zeit zu haben scheinen. Egal, ob Sie ein Instrument lernen wollen oder sich ehrenamtlich engagieren wollen. Tun Sie es! Sie werden die Zeit dafür finden und es wird Ihnen Kraft und Freude geben, die auch auf Ihr Berufsleben ausstrahlt.
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