Als Berater und Coach bin ich immer viel unterwegs. Und ich reise gern mit leichtem Gepäck.
Normalerweise habe ich immer einen “Bürotag”, der sich bei mir auf den Freitag Vormittag beschränken muss. Aber es kommt immer wieder vor, dass ich nicht meine ganze Büroarbeit am Freitag Vormittag schaffe. Um einige Tätigkeiten auch unterwegs erledigen zu können, habe ich mir vor knapp einem Jahr einen Dokumentenscanner zugelegt (einen Fuji ScanSnap ix500). Der digitalisiert mir meine gesamte Korrespondenz, aber auch interessante Zeitschriftenartikel. So kann ich alles mit auf Reisen nehmen und beispielsweise Wartezeiten auf Reisen nutzen. Ich kann also im Zug die Briefe meines Steuerberaters lesen (sofortiges Einschlafen garantiert…), mir die Zeitschriftenartikel durchlesen und meine Eingangsrechnungen abends im Hotel überweisen.
Aber ich habe keine schweren Ordner mit Dokumenten dabei, sondern alles auf meinem iPad oder meinem Laptop.
Das funktioniert also. Zusätzlich hat dieser Scanner meine Dokumentenablage und Wiedervorlage komplett übernommen.
Freitags nehme ich alle meine Dokumente, die ich aufheben oder unterwegs lesen möchte, zur Hand. Dokumente, die ich aus rechtlichen Gründen aufheben muss, erhalten eine fortlaufende Nummer mittels eines Paginierstempels (der macht nichts anderes als eine 6-stellige fortlaufende Nummer auf das Dokument zu stempeln). Dann klappe den Scanner auf, lege den Dokumentenstapel in den Scanner und drücke auf einen Knopf. Der Scanner scannt die Dokumente (gefühlt mit einer Geschwindigkeit von ca. 2 Sekunden pro Dokument), macht eine OCR-Erkennung und speichert die Dokumente als durchsuchbare PDF’s auf meiner Dropbox, meiner Festplatte oder als Dokument in Evernote (für Dokumente mit einem Fälligkeitsdatum).
Dokumente ohne aufgestempelte Nummer schmeiße ich sofort weg. Dokumente mit aufgestempelter Nummer hefte ich in einen gemeinsamen Ordner (egal ob Eingangsrechnung, Versicherungsschein oder Projektvertrag). Ist der Ordner voll, beschrifte ich ihn mit den enthaltenen Stempel-Nummern (von – bis), dann kommt er in den Keller. Da ich Mac-User bin, finde ich jedes eingescannte Dokument über “Spotlight”, die Suchfunktion des Betriebssystems (z.B. “Rechnung Telekom Oktober 2012” findet in sekundenschnelle das richtige Dokument). Falls ich das Original-Dokument einmal brauche, kann ich dies über die Stempel-Nummer einfach im entsprechenden Papier-Ordner finden.
So habe ich eine platzsparende, schnelle und vor allem einfache Ablage realisiert. Und ich habe eine wichtige Störungsquelle für die Arbeitseffizienz eleminiert: die langwierigen Suchvorgänge (s. Studie Arbeitseffizienz).
Neuerdings kommt noch etwas ganz Verrücktes hinzu: Ich lese gerne und viel, aber ich habe keine Lust, dicke Bücher auf Reisen mitzunehmen. Daher kaufe ich Bücher meist digital und lese diese auf meinem iPad.
Fachbücher bekommt man aber oft nicht digital. Uns so habe ich dieses Jahr bereits fünf Fachbücher gekauft, die Bindung zerstört und die einzelnen Seiten eingescannt. Geht mit dem Dokumentenscanner ganz ausgezeichnet! Und so habe ich auch die dicksten Fachbücher immer dabei und kann diese sogar noch Stichworten durchsuchen (da ich die PDF’s immer “durchsuchbar” erstelle).
In meinem Büro habe ich daher nur noch wenige Bücher und Ordner herumstehen. Und das wirkt sehr befreiend!
Selbst meine früher so geliebten Classei-Mappen leiden inzwischen unter Schwindsucht. Denn wenn ich ein Dokument auf Wiedervorlage legen möchte, dann speichere ich eine Kopie davon in Evernote. Evernote hat eine Erinnerungsfunktion. So wird auch bald der Platz für meine Classei-Mappen frei.
Wichtig ist dabei natürlich eine gute und zuverlässige Datensicherung. Ich sichere meine Daten automatisch durch Apples “Time Machine” wechselweise auf zwei externe Festplatten, die ich monatlich austausche. Eine davon ist immer im Banksafe. So ist jede Datei an mindestens drei verschiedenen Stellen gespeichert (auf der Festplatte meines Computers und auf zwei Sicherungs-Festplatten) an zwei verschiedenen Orten (Büro und Banksafe). Dieser Level an Sicherheit reicht für meine Zwecke.
Wenn ich mich so umsehe in meinem Büro: Sieht gut aus!
