3 Kennzeichen erfolgloser Projekte

Ich arbeite nun seit fast 20 Jahren im (IT-)Projektmanagement. Werde ich zu einem Projekt gerufen, kann ich leider inzwischen sehr schnell feststellen, ob es sich um ein erfolgreiches oder erfolgloses Projekt handelt.
Hier meine wichtigsten Kriterien:

1. Ein unklares Ziel
Nach meiner Erfahrung ist dies das häufigste Kennzeichen erfolgloser Projekte.
Zu einem Ziel gehört die Definition der durchzuführenden Aufgabe, die Definition des Projektteams sowie der verfügbare Zeitrahmen.
Die erfolglose Definition sieht so aus: Wir wollen den Prozess YXZ neu konzipieren und in SAP abbilden. Wir werden im ersten Entwurf nicht alle derzeitigen Leistungsmerkmale des alten Prozesses abbilden können, wir schauen mal, wie weit wir kommen. Wir möchten gerne im Herbst 2015 damit fertig sein, aber es eilt nicht, später geht auch.

Eine erfolgreiche Definition sieht dagegen so aus:
Wir wollen den Prozess XYZ bis zum 30.09.2015 in SAP abbilden. Wir müssen das tun, weil die Herren X und Y, die das Altsystem betreuen, bald in den wohlverdienten Ruhestand gehen werden und das Altsystem bis dahin komplett abgelöst werden muss. Wir müssen zum 30.09.2015 fertig werden, da spätere Termine mit dem Weihnachtsgeschäft und den den Inventuren kollidieren.

Was sind die Unterschiede?

  • Ein klar definiertes Ziel, inhaltlich wie auch terminlich. Gerade ein unklarer Termin ist nach meiner Erfahrung noch schädlicher als ein unklarer fachlicher Inhalt. Nach dem Parkinsonschen Gesetz nehmen sie Aufgaben immer die Zeit, die man ihnen gibt. Ist kein klares zeitliches Ende definiert, kann sich das schnell zu einer endlosen Geschichte entwickeln.
  • Der Nutzen ist klar definiert.
  • Das Warum ist geklärt.

 

2. Fehlendes Team-Commitment
Ist das Ziel bekannt, geht es jetzt um das Commitment der Projektmitglieder. In einem erfolglosen Projekt stehen die Projektmitglieder nicht hinter dem Projektziel. Folglich wird ab den ersten Meetings die Zeit damit verschwendet, das Ziel zu hinterfragen, Alternativen zu diskutieren und persönliche Fehden zu kämpfen.

Ein erfolgreiches Projekt holt sich zuerst ein klares Commitment von seinen Mitgliedern. Je klarer das Ziel definiert ist (s. Punkt 1) desto klarer kann das Commitment sein. Projektmitglieder, die dieses Commitment nicht klar geben, bekommen entweder einen Termin beim Chef oder verlassen das Projekt.

 

3. Falsch besetztes Projektteam
Hier habe ich zwei Spielarten erlebt:
Einmal werden Projektteams mit der Abteilungsleiter- / Führungskräfteebene besetzt. Also Menschen, die die inhaltlichen Aufgaben des Projekts nicht genau kennen, dies aber nicht zugeben möchten. Das hat dann zur Folge, dass man während der Abstimmungen mit Vermutungen hantiert, die die Abteilungsleiter / Führungskräfte dann später mit ihren Mitarbeitern verifizieren und dann die getroffenen Annahmen wieder verwerfen müssen. Das ist reine Zeitverschwendung! Führungskräfte sind nicht dafür da, die kleinsten Arbeitsschritte ihrer Mitarbeiter zu kennen.

Dann gibt es noch die Spielart, dass die Projekte von IT-Mitarbeitern getrieben werden und dass man dort meint, die Prozesse zu kennen und die Mitarbeiter des Fachbereichs nicht unbedingt in eine Lösungsfindung einbinden zu müssen. Ergebnis ist das gleiche wie oben – Zeitverschwendung!

Ein erfolgreiches Team hat erfahrene „einfache“ Mitarbeiter an Bord, die Auskunft geben können über die detaillierten Arbeitsschritte abzulösender Funktionen. Führungskräfte für den großen Überblick, IT-Mitarbeiter als Dienstleister für den Fachbereich.

 

Welche Kriterien von erfolglosen Projekten haben Sie?
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